Toimistotyöntekijän ja sihteerin perehdyttäminen

Toimistotyöntekijän työnopastus

Toimistotyöntekijät ja sihteerit työskentelevät eri toimialojen yrityksissä, valtion ja kuntien virastoissa, erilaisten järjestöjen, säätiöiden, liittojen ja yhteisöjen palveluksessa sekä tilitoimistoissa ja toimistopalveluyrityksissä.

Työ on monialaosaamista. Tehtävien kirjo on laaja, ja se riippuu paljon toimialasta ja organisaation koosta. Toimistoissa hoidetaan organisaation toiminnan kannalta keskeisiä asioita, esimerkiksi talouteen, hallintoon, tietohallintoon ja asiakaspalveluun kuuluvia tehtäviä.

Toimistotyöntekijät vastaavat myös lakisääteisten tehtävien hoitamisesta ja tuottavat tietoa yrityksen johdolle suunnittelua varten.

Käytännössä toimistotyöntekijän ja -sihteerin tehtävät voivat olla muistioiden laatimista, postin lajittelua ja jakamista, arkistointia, puhelinpalveluja, laskentatehtäviä, tilinpitoon ja tilastointiin liittyvää työtä sekä laskentatoimen tehtäviä. Työhön kuuluu usein asiakaspalvelua, ajanvarausta, henkilöstöasioita, budjetointia, kirjanpitoa sekä työn suunnittelua ja organisointia.

Toimistotyöntekijältä ja sihteeriltä vaaditaan järjestelmällisyyttä, tarkkuutta, järjestelykykyä, huolellisuutta, yhteistyötaitoja sekä omatoimisuutta ja palveluhalukkuutta. Tietotekniikan ja toimistotyön ohjelmistojen ja sovellusten hallinta, samoin kielitaito on tarpeen kansainvälisesti toimivissa organisaatioissa.

Toimistotyöntekijän ja sihteerin lähinimikkeitä ovat esimerkiksi toimistosihteeri, taloussihteeri, henkilöstösihteeri, assistentti, johdon assistentti, toimistopäällikkö, palkanlaskija, kirjanpitäjä ja kassanhoitaja.

Koulutus riippuu tehtävän vaatimustasosta. Perustehtäviin käy yleensä merkonomin tutkinto, jonka voi suorittaa myös näyttötutkintona. Myös oppisopimustie on mahdollinen.

Vaativampiin tehtäviin tarvittavaan tradenomin tutkinto, joka voi suorittaa ammattikorkeakoulussa.

Työhön opastaminen

Toimistoissa työskentelevien tiedot ja taidot voivat olla hyvin erilaisia, ja tämä on otettava huomioon uutta työntekijää opastettaessa työhönsä.

Tärkeimpiä työvälineitä ovat tietokone ja siihen liittyvät toimisto- ja tekstikäsittely-, taulukkolaskenta-, henkilöstöhallinta- ja taloushallinnon ohjelmat. Ne voivat olla hyvin erilaisia eri toimipaikoissa ja siksi niiden käyttö vaatii perusteellista opastusta.

Tehokas toimistotyö edellyttää kokonaisvaltaista asiakirjojen hallintajärjestelmää. Toimistoissa käsiteltävää tietoa tallennetaan, siirretään ja käsitellään sekä asiakirjoina että sähköisessä muodossa.

Koska toimistotyö on paljolti taloudellisten ja henkilötietojen käsittelyä, tietoturva on yksi keskeinen asia työnopastuksessa. Suuremmissa toimistoissa työntekijät ovat usein erikoistuneita johonkin tai joihinkin tehtäväalueisiin, esimerkiksi taloushallintoon, henkilöstöhallintoon tai vaikkapa johtajan sihteerin tehtäviin. Pienissä toimistoissa tehtävät ovat monipuolisempia.

Toimistotyöntekijät ja sihteerit tekevät usein töitä organisaation eri osastoille, jolloin työt ruuhkautuvat helposti. Näistä tilanteista on kuitenkin selvittävä joustavasti, nopeasti ja luotettavasti.

Hartiat, selkä ja olkapäät joutuvat kovalle rasitukselle toimistotyössä, sillä työ on istumatyötä. Työntekijä on opastettava myös talon tapoihin välttää istumatyöstä aiheutuvat terveydelliset haitat.

Toimistotyön tehtävänimikkeitä on paljon ja niille kaikille on mahdollista tehdä oma räätälöity työnopastuksen dokumentti.

Esimerkkilomake