Miksi sähköinen perehdyttäminen?

Paperitulosteet kansioissa tai erilliset tiedostot ja niiden versiot verkkolevyllä on tyypillinen tapa hoitaa uuden työntekijän perehdyttäminen. Materiaalin sisältö voi olla usean henkilön tekemää ja osa hyvinkin vanhaa. Jos organisaatio toimii useassa toimipaikassa tai sillä on erilaisia yksiköitä, niin kokonaisuus voi olla todella monenkirjava. Jos vielä työntekijät liikkuvat paljon eri yksiköiden tai toimipaikkojen välillä (esim. sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstö), niin kokonaisuus ei voi mitenkään toimia optimaalisesti.

Monessa palvelussamme on jo vakiovarusteena sähköiset perustyökalut perehdyttämiseen ja työnopastukseen. Halusimme kehittää niitä vielä pidemmälle ja hyödyntää valokuvia, videoita ja PDF-liitetiedostoja kirjoitettujen ohjeiden tukena. Syntyi kokonainen perehdytysjärjestelmä, jolla on mahdollista tehdä samat materiaalit myös ulkomaalaisille työntekijöille englanninkielisenä. Palvelu ja sen työkalut ovat erittäin helppoja käyttää ja tietojen ylläpitäminen tulevina vuosina vielä helpompaa.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Tuottavuus

Työnantajan kannattaa panostaa hyvään perehdyttämiseen ja sen materiaaleihin, koska nopeasti sisään ajettu työntekijä alkaa tekemään huomattavasti nopeammin tuottavaa työtä ja laskutusta kuin vanhemman työntekijän perässä taapertava ”oppipoika”.

Kesätyöntekijän, vuokratyöntekijän tai opiskelijan perehdyttäminen

Erilaiset työntekijät tarvitsevat erilaista materiaaleja ja lähestymistä aiheeseen. Hyvällä järjestelmällä heille voidaan tehdä räätälöity sisältö ja ohjeet. Työnantajan on lisäksi hyvä tiedostaa lainsäädännön vaatimukset eri henkilöstöryhmien osalta. Esimerkiksi henkilöstövuokrausfirman kautta tulleiden työntekijöiden perehdytys on yhtä tärkeää kuin vakituisen oman henkilöstön.

Rekrytointi, imago ja maineriski

Fiksu työnantaja ymmärtää perehdyttämisen merkityksen rekrytoinnissa eli kilpailussa parhaista työntekijöistä. Huonosti tai jopa välinpitämättömästi hoidetut ensimmäiset työpäivät voivat olla pahimmillaan syy irtisanoutumiseen koeaikana. Nykyisin työntekijät arvioivat kiinnostavat työnantajat eri tavoin kuin ennen eikä pelkkä palkka ole ratkaiseva tekijä lopullista valintaa tehtäessä. Välinpitämätön suhtautuminen työturvallisuuteen on myös todella suuri maineriski työtapaturmatilanteessa.

Eri työtehtäville omat työnopastusmateriaalit

Yleinen perehdyttäminen on kaikille työntekijöille tsupparista toimitusjohtajaan lähes samanlainen sisällöltään, mutta työtehtäväkohtainen työhön opastaminen tulee olla loppuun asti mietittyä. Organisaatiossa saattaa olla hyvinkin paljon erilaisia tehtäviä ja niiden omat materiaalit on tehtävä niistä ymmärtävien esimiesten toimesta. Hyvällä käsikirjoituksella on saatavissa uskomattoman hyviä tuloksia sisäänajon ja työmotivaation osalta.

Työturvallisuus ja laki (jopa rangaistukset)

Työnantajalla ja esimiehillä on suuri vastuu työntekijöiden työturvallisuudesta ja työhyvinvoinnista. Ilman kunnollisia perehdyttämisen työkaluja he eivät välttämättä selviä tehtävästä kunnialla. Runsaat sairauspoissaolot ja tapaturmat kertovat omaa kieltään onnistumisesta. Tähän ongelmaan riittävällä perehdyttämisellä pystytään varmasti vaikuttamaan.

Nuoret työntekijät ja uudet työkalut

Kun organisaatioon palkataan nuori työntekijä, jolla ei ole työkokemusta, tulee perehdytys ja työnopastus tehdä vielä tarkemmin. Nykynuoret ovat tottuneet käyttämään tietokoneita ja puhelimia lähes kaikkeen ja siksi vanhanaikainen perehdytysmateriaali voi olla jopa rasite rekrytoinnissa ja ohjeiden sisäistämisessä. Ei kannata unohtaa myöskään sosiaalisen median valtaa yrityskuvan muodostumisessa.

Ulkomaalainen työntekijä

Eri kulttuureista ja kielialueilta tulevat ulkomaalaiset työntekijät tarvitsevat ymmärrettävän materiaalin ja ohjeet. Esimiesten on varmistuttava siitä, että informaatio ja ohjeet ovat varmasti menneet perille ja ymmärretty. Työntekijöiltä on saatava myös allekirjoitus perehdytysdokumentteihin.

Vanhat menetelmät ja niiden sudenkuopat

Työmenetelmät ja -tavat, koneet ja laitteen sekä toimintaympäristö muuttuvat koko ajan eivätkä vanhat ohjeet välttämättä enää ole ajan tasalla. Jos perehdyttämisen ja koulutuksen menetelmät ovat vanhanaikaisia ja/tai puutteellisia, niin hyvään lopputulokseen ei ole mahdollista päästä. Vanhentuneet ohjeet ovat merkittävä työturvallisuusriski.